Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

1. Положение О Документообороте В Организации Образец
2. Положение О Документообороте В Организации Образец 2017

Положение о порядке. Приказ о документообороте. Разряда в организации (Образец. О документах и документообороте. Администрирование, форма и порядок документооборота на примере организации, не регулируется законодательно. Имеются ГОСТы, подзаконные акты и обязательные рекомендации. По части бухгалтерских документов, бумаг на оформление кредита или медицинских заключений есть нормы законодательства. Документ - это не всегда строгая письменная форма. Он может быть. График документооборота для учетной политики: образец. Положение об учетной политике Игорь Нежвинский. Визирование документов - это что такое? Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в далее. График документооборота для учетной политики: образец. Положение об учетной политике.

Делопроизводство может быть:. общим – касающимся основной деятельности компании,. кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,. секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,. электронным – когда часть информации передается в цифровом формате. Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно.

Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел. Номенклатура дел Это документ с перечнем всех «дел» в организации.

Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности. Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный. Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано.

Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы.

Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:. Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций. Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения). Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного. Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении.

Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения. В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики. Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа. Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому. Образец Положения Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Положение О Документообороте В Организации Образец

Печати и штампы Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. Наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. Подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Положение О Документообороте В Организации Образец 2017

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. Гдз по математике 4 класс аргинская ивановская кормишина. На них также не нужна печать.

Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют.

Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.