1. Система Электронного Документооборота По Английски

Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.

Далеко не каждый руководитель предприятия, тем более небольшого, готов принять тот факт, что наличие системы документооборота существенно упрощает жизнь его сотрудникам. А значит повышает их заинтересованность в эффективности рабочего процесса, мотивируя тем, что любая автоматизация приводит к снижению контроля над работой.

Но на самом деле это наилучший инструмент контроля, который позволяет не только быстро реагировать на любую ситуацию, но и качественно и быстро выполнять всю работу, связанную с документацией – поиск, создание, оперирование и даже уничтожение. Что же собой представляет СЭД. СЭД, иначе говоря, система электронного документооборота – это комплекс программного обеспечения, иногда заключенный в рамки единственной мультифункциональной программы.

Задачей этой системы является оперативная обработка любой документированной информации, которая используется на предприятии. Система такого типа может применяться и самостоятельно, и в рамках масштабного цифрового комплекса, охватывающего всю жизнедеятельность предприятия, к примеру, в составе ЕСМ-систем. Решив для себя усовершенствовать документооборот на предприятии, его руководитель в обязательном порядке столкнется с обширным ассортиментом подобных систем документооборота. Но, несмотря на внешнюю похожесть окошек, диалогов, форм и запросов, которые формируют в процессе работы СЭДы, они существенно отличаются.

Их можно классифицировать по ряду признаков, в том числе стоимости внедрения, обслуживания и прочим параметрам, однако, не для каждого предприятия эти характеристики являются существенными. Гораздо важнее в СЭДе его функционал, ведь даже укомплектованная всеми современными инструментами система не даст положительного результата, если не будет соответствовать запросам потребителя, а именно функциям, которые она должна автоматизировать. Таким образом, главный критерий оценивания подобных систем на начальном этапе их внедрения – это функциональное наполнение. И условно можно выделить следующие подвиды систем документооборота. Когда функционал программ известей будущему пользователю в лице руководителя предприятия понадобятся дополнительные сведения о системе, чтобы принять окончательное решение о возможности ее внедрения.

При этом, среди всех программ с функционалом отвечающим требованиям предприятия потребуется выбрать именно ту, которая обладает оптимальным набором функций. К примеру, некоторые программные комплексы будут предлагать избыточный или недостаточный набор операций, что создаст дополнительную нагрузку или на аппаратуру, или на персонал. Поэтому с каждым предлагаемым вариантом стоит ознакомиться максимально подробно. Иногда для этого достаточно просмотреть спецификации системы, но гораздо чаще ее приходится опробовать, хотя бы в тестовом режиме. Ведь в процессе тестового запуска можно будет выявить недоработки в системе, возможное несоответствие программной составляющей комплекса и доступной на предприятии компьютерной техники, а также оценить комфорт взаимодействия пользователя с системой. ELMA ECM+;.

1С: Документооборот 8;. Docsvision;.

Directum;. Optima WorkFlow.

Причина тому – почти все они сочетают классический документооборот и менеджмент бизнес-процессами, которые в совокупности позволяют повысить эффективность операционной деятельности. Но у каждой из этих СЭД и программных комплексов на их основе есть свои преимущества.

К примеру, СЭД Docsvision, в отличие от остальных, предоставляет наибольший ассортимент возможностей для встраивания и настроек в абсолютно любую уже работающую на предприятии информационную систему. С другой стороны, 1С: Документооборот 8 представляет абсолютно иную нишу систем, которые обеспечат синхронизацию рабочих документов и их связь с конкретной широко распространенной информационной системой, в то время как другие, обеспеченные веб-интерфейсом обеспечат максимальную свободу действий без привязки к рабочему месту, что особенно важно для современного руководителя предприятия. Поэтому обратим более пристальное внимание на них и рассмотрим их подробнее, делая акцент на следующие особенности. В сравнении с другими СЭД Directum имеет преимущество за счет широкого каталога доступных программных пакетов, а также автоматизированных функций. В их число входят напоминания, настройка нумераторов и поддержка обработки штрих-кодов. Кроме того, реализован просмотр вложений и хранилищ, встроенные справочники заполнены, а документы создаются при помощи мастеров.

Интерфейс системы унифицирован, а правила обработки документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться онлайн, а задания добавляться в MS Outlook. Всем файлам присваиваются права доступа атрибутивно, но документооборот остается прозрачным. Есть полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам.

Реализована также функция моделирования БП (бизнес-процессов) на базе IS-Builder с пошаговой отладкой. СЭД позволяет хранить данные нескольких фирм, а пользователей можно наделять доступом по ролевым и дискретным моделям с возможностью его передачи. Есть режим замещения персонала. Реализовано шифрование и ЭЦП.

На фоне других СЭД есть у Directum и недостатки. Пользователю доступны лишь стандартные стили оформления, а объекты выводятся все вместе, а не постранично независимо от выполняемых операций. Есть языковые проблемы. Размеры карточек не меняются, интерфейс перегружен, а быстродействие просмотра низкое. Есть сложности в заполнении новых справочников, а локализация в них не предусмотрена. Другие СЭД по сравнению с Docsvision не так удачны.

Ведь в нем есть постраничный вывод объектов, поддержка пользовательских стилей, настраиваемых отчетов и встроенный веб-браузер. Заложено создание архивов в виде БД. Тип аутентификации может настраиваться пользователем также как темы, формы, панели инструментов или лента команд.

А карточки заданий разрешается самостоятельно проектировать. В Docsvision сквозные связи документации выводятся в форме иерархии.

Ссылки комментируемы. Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск. Администрирование СЭД позволяет вести ОШС (организационно-штатную структуру) по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала. Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав. Моделирование БП настраивается с использованием API и MS Reporting, но и без этого позволяет проектировать маршрутную схему.

Впрочем, даже на фоне таких достоинств видны у Docsvision и недостатки. К примеру, предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно, документы не вкладываются в задание по умолчанию, процессы скрыты, а ОШС не наглядно.

Кроме того, нет настраиваемой сортировки, истории справочников притом, что есть и прочие сложности работы со справочниками. Стоит отметить также, что напоминания будут работать лишь при запущенном.

СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI. Система сочетается с, 1С:Предприятие. Поддерживается история правок документов по карточкам. Документы автоматически могут вноситься путем сканирования и маркироваться штрих-кодом. Поддерживается создание шаблонов, как для самих документов, так и для их поиска.

Поддерживается ведение единого архива. Функционал настраивается под конкретное предприятие с увеличением или уменьшением степени автоматизации, а ПО может устанавливаться на мобильные платформы. Все данные отображаются в одном окне независимо от их типа без необходимости переключения.

Реализован механизм замещения и учета отсутствующих. Управление БП реализовано в удобном графическом виде и поддерживает ведение сложных маршрутов в выделенном дизайнере, а связи можно дополнительно комментировать. СЭД ELMA выделяется развитой системой аутентификации с поддержкой современных электронных ключей, сертификатов с привязкой к аккаунту или конкретному устройству. Реализован механизм распределения прав пользователей с высокой степенью защиты и графическим интерфейсом. Используется ЭЦП. Но, несмотря на все достоинства, можно найти и недостатки в этой системе. К примеру, поддержка избыточного числа версий документов приводит к необходимости установки одной актуальной.

Есть огрехи и в инструментах поиска, в частности, не обеспечен механизм полнотекстового поиска в документации. Cистема управления бизнесом - ELMA ECM, BPM, бизнес процессы, сэд, документооборот ELMA ECM - система управления бизнесом, BPM, бизнес процессы, сэд, документооборот. Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. Как правило это более функциональный и расширенный продукт, нежели обычная система класса СЭД - Система электронного документооборота. Пакет ELMA ECM - включает в себя несколько приложений на платформе ELMA: Управление бизнес-процессами (BPM) Моделирование бизнес-процессов (визуальное) Электронный документооборот CRM система Optima WorkFlow У системы Optima WorkFlow есть немало плюсов.

Она легко подстраивается под нужды оператора, в том числе ее рубрикаторы, журналы, элементы управления и даже карточки поручения. Система довольно гибкая и поддерживает как добавление надстроек, так и встраивание в IBM WebSphere MQ. Optima WorkFlow поддерживает ведение архива и имеет широкие возможности поиска объектов с опциями фильтрации.

Уникальная особенность – работа в одном окне с документом, его связями и движением. Она дополняется удобной работой с карточками, в частности, их проектированием при создании заданий, а также специальным дизайнером для них. Стоит выделить наглядную ОШС даже для нескольких фирм, реализованную функцию замещения, сортировки объектов и интуитивную работу со справочниками. Что касается управления БП, есть специальный дизайнер на безе скриптов API и мастер Crystal Reports 11.0. Система безопасности основана на использовании базовых функций, но использует и дискретную и ролевую модели управления.

Дополнительную защиту создает ЭЦП. Что касается недостатков, то их у Optima WorkFlow тоже немало. В ней пользователям запрещается создавать свои папки, журналы и копировать ссылки, а настройки не сохраняются. Кроме того, реквизиты не локализуются, функционал замещения неполноценный, а для отдельных документов невозможно назначить права доступа, а лишь содержащим их объектам.

Не стоит рассматривать систему как основной инструмент для моделирования БП, поскольку ее механизмы неудобны, есть проблемы с настройкой и СЭД приходится дорабатывать за счет скриптов. Вам это может быть интересно: 1С: Документооборот 8 По функциональности 1С: Документооборот 8 конечно уступает описанным выше системам, но этот СЭД имеет свои преимущества. Он объединяет документооборот, управление договорами, делопроизводство, операции с обращениями и архив. А дополнительно функционал расширяется плагинами.

Файлы, прикрепленные к документам, можно редактировать, а обращение к ним реализовано через. Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования. В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников. Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны. Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.

Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам. Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно. Минусы у этой СЭД тоже есть.

К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована. Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем. Предпосылки Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться. В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации. Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД.

Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации. Экономический эффект Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать. Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры. Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации.

По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20% рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше - 60% времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз. Делопроизводство и документооборот Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство - это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство. Документ является единицей хранения информации в СЭД.

Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего - с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы. В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД.

Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается 'справкой'. Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки. Функции и задачи СЭД Программа документооборота предназначена для решения таких задач:.

систематизации работы с документами. созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;. автоматизации учёта;. классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:. создания карточек. формирования текста документа;. сохранения данных в формате pdf или ms word;. управления правами доступа пользователей;.

создание маршрутов;. управления движением документов;. рассылки уведомлений, напоминаний;.

ведения журналов, справочников, классификаторов;. формирования поручений;.

поиска и подписание документов;. формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:. удалённую работу с документами;. использование СУБД для хранения данных;. одновременную работу с СЭД;. обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию. Преимущества и недостатки Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации.

Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:. централизованное структурированное хранение информации;. одинаковый подход к формированию и обработке документов;. использование шаблонов;. поиск;.

аудит доступа. К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей. Процессы обработки документов В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства.

Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются. условия переходов между этапами;. разделения маршрута;. циклы обработки;. запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;. задаются роли пользователей.

Виды обработок:. Создание документа. Редактирование. Переименование. Перемещение. Сохранение.

Индексирование. Расходы на СЭД Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:. создание рабочей группы, определение руководителя;.

определение целей и задач;. проверка существующих документационных процессов;. разработка технического задания;. выбор СЭД;. заключение договора на внедрение СЭД;. разработка и утверждение регламента работы;.

проверка первоначального наполнения справочников;. предварительное испытание СЭД;.

обучение персонала работе;. тестовое внедрение СЭД;. анализ результатов тестовой работы;. исправление ошибок;. полноценное внедрение СЭД. Ошибки внедрения Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка - это дублирование бумажного документа электронным.

Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования.

Вторая ошибка - неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения. Технологии хранения документов В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы.

Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него - в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД. Что такое поточное сканирование? Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту. Оптическое распознавание текстов Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат.

При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст. Штрих-кодирование Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения.

При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа. ЭЦП Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа - сертификата.

Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется. Полнотекстовой и атрибутный поиск Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий 'Контрагент' обеспечивает поиск данных в поле 'Получатель' или 'Отправитель'.

Система Электронного Документооборота По Английски

При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения. Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.