Инструкция По Архивации Документов
Инструкция По Архивации Документов
История делопроизводства; Инструкция по делопроизводству; Должностная документов.
Для освобождения места в почтовом ящике при превышении квоты приходится или удалять часть сообщений, или переносить их в локальный файл данных. Перенести в локальный файл данных сообщения можно как вручную, так и автоматически, воспользовавшись архивацией. Архивация – перемещение элементов почты из Вашего почтового ящика на сервере в локальный файл данных на Вашем компьютере. Основной плюс архивации в том, что при превышении квоты не надо удалять сообщения – они остаются полностью доступными в архивных папках, а также при настройке автоархивации – автоматическая очистка п/я по расписанию. Но стоит учитывать то, что файл с архивными данными хранится локально – т.е. Kyocera net viewer.
Непосредственно на компьютере, поэтому при использовании Outlook Web access или Exchange Active Sync (на коммуникаторах) для доступа к почтовому ящику данные письма будут недоступны. Также, при замене компьютера/заходе на другом компьютере под своей учётной записью (например, в командировке в другом филиале) чтобы получить доступ к своим архивным папкам, необходимо перенести с исходного компьютера файл с архивными папками. Содержание инструкции: I.
Инструкция По Архивации Документов
Общие сведения о файлах данных Outlook 1. Сведения о серверном хранилище почтового ящика. Сведения о локальном файле данных.
Установка пароля на локальный файл данных - Установка пароля создаваемый файл данных - Установка пароля на уже имеющийся файл данных II. Настройка и проведение архивации писем - архивация вручную с использованием меню «Архивировать» - настройка автоматической архивации III. Выбор локального файла местом доставки почты по умолчанию 1) В Outlook 2003 2) В Outlook 2007 3) В Outlook 2010 IV. Как перенести и подключить локальный файл данных на другой компьютер. Если по каким-либо причинам нет возможности пользоваться архивацией/локальным файлом. Данная функция полезна, когда Вы практически постоянно работаете с почтой только за одним компьютером и когда серверный п/я не может обеспечить достаточного объёма хранилища писем (например, ежедневно Вы получаете по 100 мб отсканированных документов, которые к тому же, следует определённое время хранить).
Ваши архивные папки (или любой созданный файл данных с расширением.pst) выбирается местом доставки почты по умолчанию – т.е. При запущенном Outlook все приходящие письма сразу же попадают в локальный файл данных, расположенный на Вашем компьютере (ограниченный только размером жёсткого диска и лимитом на 1 файл в 20 или 50 Гб ). В outlook 2007/2010 подключить файл данных, не закрывая outlook. Для этого необходимо зайти в настройку учётных записей (Сервис-Настройка учётных записей в outlook 2007 и Файл- Настройка учётных записей -Настройка учётных записей в outlook 2010), перейти на закладку «файлы данных»- «добавить.»-в открывшемся окне выбрать на компьютере открываемый файл данных, если файл был запаролен – появится запрос пароля- в следующем окне нажать OK, после окно настройки учётных записей закрыть, файл уже будет подключен в outlook.